Organização documental do procedimento
Constituição e manutenção do processo administrativo, verificação da completude documental e preparação das peças para publicitação.
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Serviços de secretariado
Secretariado Técnico
Apoio administrativo especializado às unidades de contratação: a parte do trabalho que consome tempo e não exige decisão, executada fora da estrutura.
Âmbito do secretariado técnico
Serviços executados em nome e sob instrução da entidade, sem qualquer poder de decisão substantiva.
Controlo de prazos
Calendarização de todos os prazos do procedimento e da execução do contrato, com alerta antecipado ao responsável designado.
Registos obrigatórios
Manutenção dos registos de acumulação por adjudicatário, do registo de decisões de flexibilização e do registo de gestores de contrato designados.
Comunicações e notificações
Preparação das minutas de comunicação a candidatos, concorrentes e cocontratantes, para assinatura e expedição pela entidade.
Preparação de processos de fiscalização
Organização do processo para efeitos de fiscalização prévia ou de auditoria, com índice, pista de auditoria e nota de enquadramento.
Actas e relatórios de júri
Apoio à redacção de actas e de relatórios do júri, a partir das deliberações efectivamente tomadas pelos seus membros.
Modelo de contratação
| Modalidade | Âmbito | Referência |
|---|---|---|
| Bolsa de horas | Utilização flexível ao longo do trimestre | 20 a 60 horas por trimestre |
| Avença mensal | Volume estável de procedimentos | Dimensionada ao número de procedimentos |
| Por procedimento | Apoio pontual a um procedimento concreto | Preço fechado por procedimento |
Confidencialidade e protecção de dados
O secretariado técnico envolve o tratamento de dados pessoais por conta da entidade adjudicante, que mantém a qualidade de responsável pelo tratamento. A prestação é enquadrada por contrato de subcontratação nos termos do artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679, com as garantias, as instruções documentadas e as medidas técnicas e organizativas aí exigidas.
As condições detalhadas constam da política de protecção de dados da Direct Hit.
Contratar secretariado técnico
Descreva o volume de procedimentos e a natureza do apoio pretendido.